Tutorial

ACUT - YouDox: sistema integrato per la fatturazione elettronica

Tramite l'intermediario accreditato AgID, DocuMi, Acut è in grado di fornire una soluzione all'avanguardia per la gestione efficiente delle fatture elettroniche tramite l'integrazione del connettore YouDox.

Installazione del connettore

NB: Questa fase viene di norma eseguita dagli operatori ACUT. Specifichiamo comunque di seguito le modalità di esecuzione.

Attivata l'utenza, ti verranno fornite le credenziali per le aziende che gestisci.

Apri il link presente all'interno della mail (https://servizi.youdox.it/incloud/?ACUT3576) per arrivare alla pagina di download.

Con un click sul pulsante di "Download" scarica l'eseguibile da installare.

Una volta installato il connettore, si aprirà un popup in cui inserire le credenziali della Vs utenza (presenti nella mail di attivazione).

Inserite le credenziali si aprirà la finestra del connettore.

Configurazione parametri del connettore

NB: Questa fase viene di norma eseguita dagli operatori ACUT. Specifichiamo comunque di seguito le modalità di esecuzione.

Operazione preliminare: l'assistenza Acut deve procedere all'installazione di una chiave per il salvataggio automatico dei file XML in un determinato percorso.

Una volta installato, il connettore sarà disponibile nella sezione delle "tray icon" del tuo pc, ovvero nell'area in basso a destra, accanto all'ora.

Una volta selezionata l'icona del connettore, si apre la finestra di interazione con YouDox. Con click sull'icona dell'ingranaggio è possibile entrare nelle configurazioni del connettore YouDox.

I settaggi consigliati da Acut sono i seguenti:

Scheda Generale:

• Flag su "Esegui all'avvio di Windows"
• Flag su "Attiva modalità avanzata"
• Schedulazione attività di invio/ricezione: Ogni X tempo; l'utente può scegliere a piacere ogni quanto tempo YouDox scansiona la cartella in cerca di fatture da inviare o ricevere. Consigliamo inizialmente di impostare tale valore su "manuale" in modo da prendere pratica sull'utilizzo del connettore.

Nella scheda Fatturazione elettronica:

Sezione "Fatture emesse"

• Flag su "Invio fatture emesse"
• Cartella input: Inserire il percorso in cui sono contenute le fatture elettroniche create da Acut (percorso disponibile in ACUT nella maschera archivi > azienda). Questa cartella sarà quella scansionata da YouDox per la ricerca di fatture elettroniche da inviare.
• Flag su "Dopo il trasferimento: Conserva una copia di backup"
• Cartella backup: Inserire il percorso in cui si vuole che YouDox sposti le fatture una volta inviate.
• Flag su "Crea sottocartella per le bozze": YouDox esegue un controllo strutturale sulle fatture elettroniche da inviare. Qualora riscontrasse errori, sposta i relativi file XML in uno stato di bozza e nella sottocartella ".bozze" presente nel percorso "Cartella input". Le fatture in questo stato potranno essere modificate aprendo direttamente il file oppure dall'apposita sezione nel portale web.

Sezione "Fatture ricevute"

• Flag su "Ricezione fatture fornitori"
• Cartella output: indicare il percorso in cui si vuole che YouDox salvi le fatture in formato XML ricevute dai fornitori. E' la cartella usata da ACUT per la ricezione delle fatture (percorso disponibile in ACUT nella maschera archivi > azienda).
• Formati ricezione: flag su XML (p7m e non firmato)
• Flag su "Crea una sottocartella per anagrafica": YouDox creerà all'interno della cartella di output una sottocartella specifica per la/le nostra/nostre azienda/aziende.
• Regole naming (cartella): E' possibile specificare come vogliamo vengano nominate le sottocartelle del punto precedente. Con un click sul "?" si aprirà la legenda. Consigliamo la seguente stringa: Fatture %CD - %CP
• Flag su "Rinominare files fatture": I file XML hanno una denominazione non comprensibile immediatamente. YouDox permette di rinominare automaticamente suddetti file secondo quanto specificato nel punto successivo.
• Regole naming (file): Con un click sul "?" è possibile vedere le possibilità di rinominazione delle fatture in entrata.Consigliamo la seguente stringa: Fattura Nr. %N del %D - %FD

Una volta terminata la configurazione, fare click su "Salva e chiudi" per salvare le impostazioni e creare automaticamente le eventuali cartelle inesistenti.

Il connettore presenterà ora le voci relative all'invio e ricezione delle fatture elettroniche.

Ciascuna voce dispone di 4 funzioni:

•  Apre la cartella in cui sono contenute le fatture da inviare / ricevute.
•  Apre il log delle attività. Permette di vedere l'esito delle scansioni per l'invio/ricezione delle fatture ed eventuali errori riscontrati.
• Attiva la scansione immediata della cartella specifica per l'invio o la ricezione delle fatture elettroniche.
•  Mette in pausa la scansione e invio/ricezione delle fatture elettroniche nel caso di schedulazione automatica. Dovrà essere riattivata manualmente la scansione con il pulsante del punto precedente.
  
  

Portale web YouDox

Il portale web consente all'utente di effettuare diverse operazioni relative alla modifica, invio e ricezione fatture elettroniche, monitoraggio conteggio fatture, visualizzazione statistiche e verifica stato conservazione.

• Accesso al portale

- Tramite pulsante dedicato nel connettore ()

- Tramite link web presente tra le credenziali ricevute. In questo caso, sarà necessario inserire le credenziali fornitevi.

La schermata principale del portale si presenta così:

 Funzioni disponibili in Homepage:

1. Gestione azienda: Indica il portale di quale azienda (in caso di gestione di più aziende) si sta visualizzando. La mail fornita durante l'iscrizione è quella utilizzata per la creazione di una credenziale "master", che permette la visualizzazione e/o modifica dei documenti di tutte le molteplici che si gestiscono (qualora si gestisse più di un'azienda). E' possibile gestire l'accesso (con permessi di lettura/scrittura) a ciascuna azienda dal pulsante "Gestione anagrafiche": la funzione può essere utile qualora si volesse dare un'accesso in lettura al proprio commercialista in modo che visioni le fatture che vengono emesse/ricevute.
2. Codice destinatario: è il codice da comunicare ai propri clienti/fornitori per ricevere le fatture elettroniche. Il codice è univoco per tutti gli utenti YouDox; le fatture verranno smistate automaticamente agli iscritti al servizio.
3. Fatture emesse/Fatture ricevute: è il contatore delle fatture inviate / ricevute con successo tramite il connettore e/o il portale web. La voce "Visualizza archivio" permette la gestione, download PDF, emissione nota di accredito, verifica evidenza di conservazione e esito/stato (in attesa di invio, inviata, scartata/rifiutata, in conservazione) delle fatture inviate / ricevute.
4. Archivio clienti: l'elenco delle anagrafiche azienda gestite dall'account, abilitate quindi a invio e ricezione.
5. Compila nuova fattura: permette la compilazione di una nuova fattura elettronica direttamente dal portale. Sconsigliamo di utilizzare la funzione nel caso si utilizzi l'integrazione Acut - YouDox.
6. Importa per l'invio: tramite questa funzione è possibile inviare una FE senza passare per il connettore YouDox.
7. Converti ed invia fatture PDF: qualora disponessimo di fatture in formato PDF è possibile convertirle (singolarmente o massivamente) in formato XML e procedere con l'invio.
8. Importa per la sola conservazione: funzione utile qualora dovessimo inviare una fattura elettronica tramite un portale diverso dal nostro. Dato l'obbligo di conservazione della fattura elettronica inviata, è possibile importare la stessa per la sola conservazione.
9. Reportistica ed esportazioni: permette di applicare filtri per monitorare le fatture inviate e ricevute.
10. Fatture in bozza: YouDox controlla attivamente le fatture elettroniche durante la fase di scansione invio. Qualora riscontrasse errori di tipo strutturale, contrassegnerà le relative fatture elettroniche come in "bozza". Queste compariranno in elenco nel campo rappresentato in immagine, insieme al dettaglio errore, e saranno modificabili ed inviabili direttamente dal portale, se impostata in anagrafica azienda la numerazione fatture manuale.Quando in stato di bozza, si potranno aggiungere eventuali allegati prima dell'invio.  Importante: per evitare disallinementi tra i dati presenti nella fattura in Acut e i dati inviati al SDI, è fortemente consigliabile eliminare la bozza e ripetere la generazione del file xml da Acut, dopo aver corretto l'errore.