ACUT Erp effettua automaticamente la variazione dell’anno di esercizio per tutte le registrazioni contabili, di magazzino e per tutti i documenti il primo di gennaio di ogni anno, leggendo la data di sistema dal computer su cui è installato.

Il programma quindi setta i progressivi dei documenti in modo che il primo proposto sia il primo del nuovo anno (numero 20YYXX000001; es. 2024FI000001).

Pertanto non è necessario modificare alcuna impostazione per lavorare sul nuovo anno a partire dal primo gennaio.

Bisogna invece porre particolare attenzione per l’inserimento di operazioni di competenza dell’esercizio precedente.  

Ricordiamo che il programma prende la data di sistema in fase di apertura. Quindi se al primo di gennaio non è chiuso, manterrà la data di ultimo accesso. Consigliamo di verificare che il programma non rimanga aperto la notte, soprattutto in occasione del cambio di anno. In tal caso sarà sufficiente chiudere il gestionale e riaprirlo.

Contabilità | Operazioni contabili su esercizio precedente

CoGen permette la creazione di operazioni contabili per l’anno precedente senza la necessità di variare l’anno di esercizio. E’ infatti sufficiente impostare la corretta data dell’operazione contabile prima della creazione della registrazione. In automatico il programma utilizza i progressivi dell’anno relativo alla data di registrazione.

Documenti | Emissione documenti per esercizio precedente

Per la creazione di documenti (ddt, fatture, note accredito, ordini fornitori, ordini clienti, commesse, preventivi, offerte, …) riferiti a esercizi precedenti, il programma richiede la forzatura dell’anno di esercizio. Per variare l’esercizio bisogna fare clic sulla voce “menù azienda / servizi” disponibile sulla barra dei pulsanti di ACUT Erp (vedi immagine seguente) e selezionare “anno competenza”.

La maschera che si apre permette la variazione dell’anno di competenza (ed eventualmente anche la data di sistema

NB: per tornare all’anno di competenza corrente è necessario effettuare l’operazione precedente aumentando l’anno, oppure uscire e rientrare dal gestionale. Le impostazioni relative all’anno di competenza sono valide solo per la corrente sessione di lavoro.

Commesse | Importazione Preventivi anno precedente in Commessa

Per effettuare l’importazione in commessa di preventivi relativi all’esercizio precedente è necessario in fase di importazione effettuare la forzatura del numero di protocollo del preventivo importato in quanto il programma in automatico ragiona sull’anno corrente. Selezionando il preventivo, il programma potrebbe infatti comunicare che il documento scelto risulta inesistente o danneggiato.

E’ sufficiente premere “OK” e proseguire. Il programma propone così la maschera di importazione.

Per permettere una corretta importazione è necessario impostare manualmente il protocollo inserendo l’anno effettivo di creazione del preventivo. Nell’esempio che segue l’importazione del preventivo n. 000013 del 2017 riporta protocollo 2018PR000013. Nell’esempio quindi deve essere forzato il numero di preventivo da importare proposto dal programma scrivendo, se del 2017, 2017PR000013.

Magazzino | Registrazioni di magazzino

Per effettuare registrazioni di magazzino in modo che rientrino nella competenza dell’anno precedente (es. ddt di acquisto) è necessario variare l’anno di competenza (vedere le indicazioni spiegate nel paragrafo “Documenti” della presente guida).