Tutorial

INDICE

1. INTRODUZIONE 
2 .ATTIVAZIONE DEL MODULO 
3. OPERAZIONI PRELIMINARI 
4. COMPILAZIONE DEI DATI 
5. STRUMENTI DI CONTROLLO 
6. VISUALIZZAZIONE E SELEZIONE MANUALE REGISTRAZIONI 
7. POSSIBILI ERRORI 
8. GENERAZIONE E SALVATAGGIO DEL FILE
9. TRASMISSIONE DEI DATI 
10.SCARTO DEL FILE 
11. ANNULLAMENTO DEL FILE PRECEDENTEMENTE GENERATO

Attivazione del modulo

Il modulo permette sia di effettuare le stampe per la verifica dei dati, sia di selezionare le registrazioni per la creazione dei file necessari all’invio della comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Per poter effettuare le stampe di controllo è necessario che la versione di ACUT Erp sia aggiornata (per capire quale sia la versione attualmente in uso sulla vostra installazione bisogna aprire ACUT Erp o Cogen e fare clic su help > informazioni). Nel caso la versione installata sia inferiore all’ultima disponibile, vi invitiamo ad effettuare l’aggiornamento.

Per procedere invece alla creazione del file è necessario aver sottoscritto il modulo che viene di fatto attivato modificando la Licenza da parte del Servizio Assistenza in fase di evasione dell’ordine.

L’accesso al modulo Dati Fatture avviene attraverso il menu dell’applicazione Cogen: Stampe… > Registri > Invio Dati Fatture

Operazioni Preliminari

Tabella Codici IVA / Articoli di Esenzione

Affinché la comunicazione superi i controlli dell’Agenzia delle Entrate è fondamentale compilare la natura di IVA / Esenzione all’interno della tabella dei codici IVA. Aprire la tabella dei cod. IVA selezionando Archivi > Tabelle > Tabelle Generali >codici IVA /art. esenzione. Scegliere il codice e entrare nella scheda di dettaglio. Compilare il campo “natura (fe)” secondo la tabella “Natura Esenzioni” (pag. 3). Nello spazio dedicato a “dettaglio esenzione” è possibile inserire il testo completo relativo alla norma applicata.

Anagrafica Clienti e Fornitori

Prima di procedere con l’estrazione dei dati è necessario controllare che tutte le anagrafiche Clienti/Fornitori siano correttamente compilate con Denominazione, Indirizzo, CAP, Comune, Provincia, Nazione e codice fiscale e/o partita iva.
ATTENZIONE: Il campo Nazione deve essere valorizzato con il Codice della nazione espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code [IT], [ES], [DK], ecc…

Prima nota Fatture/Note di credito

Ogni documento inviato deve essere contrassegnato con uno specifico “Tipo Documento”: nella maggior parte dei documenti questo riferimento viene riportato nel file in modo automatico, per alcuni documenti invece questo si dovrà inserire manualmente all’interno della registrazione di prima nota riferita alla fattura/nota di credito.

Di seguito l’elenco dei tipi documento:

Fatture emesse
TD01= fattura                                                                compilazione automatica
TD04= nota di credito                                                    compilazione automatica
TD05= nota di debito                                                     compilazione automatica
TD07= fattura semplificata                                            compilazione manuale
TD08= nota di credito semplificata                                compilazione manuale
TD12= documento riepilogativo (art.DPR 695/1996) *  compilazione manuale

Fatture ricevute
TD01= fattura                                                                 compilazione automatica
TD04= nota di credito                                                     compilazione automatica
TD05= nota di debito                                                      c ompilazione automatica
TD07= fattura semplificata                                             compilazione manuale
TD08= nota di credito semplificata                                 compilazione manuale
TD10= fattura per acquisto intracomunitario beni          compilazione manuale
TD11= fattura per acquisto intracomunitario di servizi   compilazione manuale
TD12= documento riepilogativo (art.DPR 695/1996)*   compilazione manuale

*E’ possibile comunicare solo i dati del documento riepilogativo per le fatture emesse e ricevute inferiori a 300,00 Euro senza indicare i dati dei singoli documenti. I dati anagrafici di dettaglio delle controparti sono facoltativi.

Inoltre è fondamentale verificare la presenza del numero documento e della data per tutte le fatture ricevute.

Compilazione dei dati

Accedere alla maschera principale attraverso il menu dell’applicazione Cogen: Stampe… >Registri > Invio Dati Fatture

a)    Dati contribuente

La prima fase di compilazione della maschera prevede l’inserimento dei dati del contribuente differenziati a seconda che il contribuente (la vostra azienda) sia o meno Persona Fisica.

b)    Dati rappresentante fiscale

I campi presenti in questa sezione devono essere valorizzati qualora il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni (non va indicato il codice fiscale/p.iva del commercialista/consulente).

c)      Progressivo invio 

Il progressivo invio è formato da due campi che devono essere compilati obbligatoriamente dall’utente per poter procedere alla trasmissione del file.
Tale informazione deve essere univoca al fine di differenziare i diversi file trasmessi da un medesimo soggetto. Non necessariamente deve seguire una stretta progressività, si tratta di una numerazione interna che concorrerà a formare la denominazione del file XML che verrà creato successivamente.
A titolo di esempio si può utilizzare l’anno di competenza come prefisso ed un progressivo come seconda parte oppure il tipo di invio (TE per le fatture emesse / TR per le fatture ricevute) come prefisso ed un progressivo come seconda parte.
N.B.: la compilazione di questo campo è necessaria ai soli fini di Trasmissione e non di Anteprima.
 

d)  Opzioni  

La sezione opzioni è finalizzata alla creazione del file o a filtrare le registrazioni per effettuare stampe di controllo o selezioni filtrate.

Descriviamo in maniera dettagliata i filtri disponibili nella maschera Opzioni per poter effettuare le selezioni e le stampe delle registrazioni:

pulsante scelta “clienti”, “fornitori”: la comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute deve essere inviata attraverso due distinti file Xml, pertanto si dovrà produrre prima il file relativo alle fatture emesse selezionando la spunta su “clienti” e, una volta salvate le selezioni e prodotto il primo file, si potrà procedere alla creazione del file relativo alle fatture ricevute selezionando la spunta su “fornitori”. Si consiglia di uscire dalla maschera e rientrare una volta salvato il primo file.

anno di riferimento: permette di scegliere l’esercizio per il quale analizzare e selezionare fatture/note di credito

periodo di riferimento: permette di scegliere il periodo oggetto di invio.

registro IVA: è possibile filtrare, al fine di controllarne i dati, i diversi registri IVA. Per la creazione del file è necessario lasciare il campo vuoto.

anagrafica: attraverso il campo anagrafica è possibile filtrare in stampa o selezione un determinato cliente/fornitore. Questa funzione ha il solo scopo di controllo. Per la creazione del file è necessario lasciare questo campo vuoto.  

Altre opzioni:

Includi se presente partita IVA: la selezione di questo campo permette di considerare operazioni relative solo a anagrafiche con Partita IVA compilata.
Includi se presente Codice Fiscale: la selezione di questo campo permette di considerare operazioni relative solo a anagrafiche con Codice Fiscale compilato.
I valori corretti per i due campi precedenti per la creazione del file è non selezionato in quanto potrebbero esserci operazioni legate ad anagrafiche aventi solo Partita IVA o solo Codice Fiscale. La selezione di questi campi ha il solo fine di controllo.
Includi solo codici senza partita IVA e Codice Fiscale: se i precedenti due flag non sono selezionati, viene abilitata la possibilità di effettuare questa stampa che ha il solo scopo di controllo.
Escludi operazioni Intra e escludi importazioni /esportazioni: selezionando questi campi è possibile escludere le operazioni effettuate con soggetti Intracomunitari o Extracomunitari.

Strumenti di controllo

Anagrafiche:
Premendo il pulsante "anagrafiche" si apre la seguente maschera nella quale sono elencate tutte le anagrafiche clienti o fornitori movimentate nel periodo di riferimento indicato nella maschera di selezione:

 Vengono mostrate le colonne contenenti i dati obbligatori da trasmettere all’Agenzia delle Entrate con riferimento alle anagrafiche clienti e fornitori; tali colonne sono ordinabili cliccando sul titolo in modo da controllare se ci sono eventuali campi vuoti oppure errati.
In tal caso è possibile effettuare le correzioni dei campi direttamente in griglia con effetto sull’anagrafica clienti e fornitori. Per salvare le singole modifiche è indispensabile premere sul pulsante con il flag blu in fondo ad ogni riga oppure premere il pulsante “Applica” posto in basso a destra della maschera per salvare tutte le modifiche effettuate.

Codici Iva
Premendo il pulsante si apre la seguente maschera nella quale sono elencate tutte i codici iva movimentati nel periodo di riferimento indicato nella maschera di selezione:

Vengono mostrate le colonne contenenti le caratteristiche di ogni codice iva utilizzato.
E’ possibile variare in griglia i dati contenuti nelle colonne “Aliquota” e “Inded” scrivendo direttamente nei campi.
Invece i dati contenuti nelle colonne “Tipo iva” e “Tipo esenzione” possono essere variati premendo F3/F4 per scorrere le varie opzioni.
Con il tasto “gestione tabella” posto in basso a sinistra della maschera è possibile aprire la tabella completa dei codici iva.
Per salvare le singole modifiche è indispensabile premere sul pulsante con il flag blu in fondo ad ogni riga, con effetto sulla tabella dei codici iva.

Visualizzazione e selezione manuale registrazioni

Una volta compilati i campi sopra descritti e una volta apposto il flag su “clienti” o “fornitori” è possibile aprire l’elenco delle fatture emesse/ricevute attraverso il tasto “Anteprima”. N.B.: in questa fase non è necessaria la compilazione del campo “Progressivo invio”.  

Dopo questa operazione, il programma apre la maschera che segue nella quale sono riportate tutte le fatture e note di accredito filtrate secondo i parametri impostati nella scheda Opzioni della maschera precedente.  

In questa griglia è possibile variare direttamente nella cella il campo “Tipo” che si riferisce al Tipo di documento, con effetto sulla prima nota, vedasi pagg.3/4. Per salvare le singole modifiche è indispensabile premere sul pulsante con il flag blu in fondo ad ogni riga.
Tutte le colonne presenti nella maschera sono ordinabili.

Con i pulsanti posti nella parte inferiore della maschera è possibile operare le selezioni opportune, per salvare le selezioni si dovrà premere l’apposito pulsante “salva selezioni”. Diversamente, rientrando nella medesima maschera, il programma perderà le selezioni effettuate precedentemente. Se non si desidera salvare le selezioni basta premere “Chiude”.

Il pulsante “prima nota” permette di visualizzare la registrazione di prima nota in corrispondenza della riga selezionata.

Possibili errori

Una volta salvate le selezioni o chiusa la maschera precedente il programma effettua una serie di controlli e in caso di anomalie nei dati restituisce dei messaggi di errore. Di seguito elenchiamo i possibili errori riscontrabili:

Significa che nel documento con progressivo di registrazione contabile 290 è stato inserito un codice iva in esenzione senza la natura compilata. E’ necessario entrare nel codice iva in questione ad inserire la natura come indicato nel paragrafo “operazioni preliminari” a p.2.

Significa che in uno o più documenti è stato inserito il codice iva 22 (iva 22%) senza valorizzare l’imposta. E’ necessario individuare la/le registrazione/e ordinando per “colonna importo” i record mostrati nell’anteprima della maschera di compilazione, in modo da visualizzare le fatture con imposta a zero. Un altro strumento di controllo può essere la stampa del registro iva impostando come filtro il codice iva: in questo modo si può verificare se la colonna imposta è a zero per una o più fatture.
Una volta individuata la fattura è necessario variare il codice iva sostituendolo con un codice iva esente.

Dopo aver cliccato su OK il programma chiede se si vuole procedere con la stampa delle registrazioni selezionate:

Nel caso si selezioni “SI” viene aperta una maschera di selezione delle stampe di controllo presenti. Per selezionare le opzioni è necessario cliccare sulla riga scelta con il mouse e premere “applica”. Verrà aperta l’anteprima di stampa.

Generazione e salvataggio del file

Per procedere alla creazione del file da trasmettere all’Agenzia delle Entrate è necessario premere il pulsante “trasmissione”, previa compilazione del “Progressivo Invio” e dei parametri descritti nel paragrafo “Compilazione dei dati “(vedasi pag.4).

Il programma apre la stessa maschera che viene aperta attraverso il pulsante anteprima, riportando tutte le selezioni fatte in precedenza.

Selezionando il pulsante “Salva Selezioni” o “Chiudi” il programma procede alla generazione del file che viene salvato nella cartella Allegati presente nella cartella Azienda per la quale si sta operando.
(normalmente C:\Program Files (x86)\Acut\Aziende\NOME AZIENDA\ALLEGATI).

Di seguito il messaggio che compare:

Tuttavia è’ possibile, premendo “SI”, selezionare una cartella di salvataggio diversa da quella sopra.
ATTENZIONE: SOLO NEL CASO IN CUI SI PROCEDA A SALVARE IL FILE IN CARTELLA DIVERSA DA QUELLA “ALLEGATI”, WINDOWS EFFETTUA IL SALVATAGGIO IN CARATTERI MINUSCOLI, È QUINDI OBBLIGATORIO RINOMINARE IL FILE INSERENDO LE LETTERE IN MAIUSCOLO ALTRIMENTI NON SUPERA I CONTROLLI.

Contestualmente il programma mostra una finestra di anteprima del file XML che si può chiudere manualmente.

Trasmissione dati

Per i contribuenti che effettuano in autonomia la trasmissione dei dati senza avvalersi di un intermediario/consulente, il controllo, la convalida (“sigillatura”) e l’invio delle informazioni avverrà, previa autenticazione, attraverso l’area “Consultazione” dell’interfaccia web “Fatture e corrispettivi”, raggiungibile dalla home page del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Controllo
Il file creato con Acut va sottoposto a Controllo sul sito “Fatture e Corrispettivi”: la procedura di controllo permette di effettuare il controllo formale del file al fine di rilevare eventuali anomalie ad es. dati mancanti o formalmente errati. ATTENZIONE: in questa fase il Sistema di Agenzia Entrate NON controlla se i codici fiscali e le partite iva sono attive nel Sistema della Amministrazione Finanziaria.

Se il file è corretto la procedura restituisce il messaggio “Il File è stato controllato con successo” e fornisce un ID del file stesso.  

Sigillo Elettronico:

Affinché il file XML sia accettato dal sistema dell’Agenzia delle Entrate, il responsabile della trasmissione (il soggetto obbligato o un suo delegato) deve apporre il sigillo elettronico dell’Agenzia delle Entrate.

Trasmissione:

Nella sezione Trasmissione è possibile importare il file precedentemente sigillato ed inviarlo direttamente all’Agenzia delle Entrate. Se il file è stato correttamente preso in carico viene mostrato un messaggio di conferma.

ATTENZIONE: ACUT NON FORNISCE ASSISTENZA PER PROBLEMATICHE CHE DOVESSERO SORGERE DURANTE L’UTILIZZO DEL PORTALE DI AGENZIA ENTRATE. PER RICHIESTE DI ASSISTENZA RIVOLGERSI AL NUMERO DEDICATO DI AGENZIA ENTRATE AL PROPRIO CONSULENTE FISCALE.

Scarto del file

In seguito alla trasmissione del file è necessario tenere monitorata la ricezione nella sezione “Monitoraggio dei file trasmessi”. L’ Agenzia delle Entrate potrebbe scartare il file per diversi motivi che vengono elencati tra i motivi del rifiuto.

A tal proposito si consiglia di interpellare il proprio Consulente Fiscale o la documentazione informativa messa a disposizione sul sito della Agenzia delle Entrate e, qualora fosse necessario provvedere alla correzione dei dati indicati e produrre il file sostituivo seguendo le indicazioni a pag.12.

ATTENZIONE: ACUT NON FORNISCE CONSULENZA FISCALE PERTANTO LE DECISIONI RELATIVE ALLE EVENTUALI CORREZIONI DA APPORTARE AI DATI DA TRASMETTERE SPETTANO ALL’UTENTE

Annullamento file precedentemente generato

L’Agenzia delle Entrate consente di inviare un file di Annullamento riferito ad un precedente invio, si dovrà procedere poi ad inviare il file corretto con progressivo di invio differente. Di seguito la procedura corretta da seguire:  

1)     Generazione del file di annullamento: nella maschera generale di compilazione inserire il periodo di riferimento, un nuovo progressivo di invio nel campo “progressivo invio” e l’identificativo Id File nel campo “ID file da annullare”.

ATTENZIONE: l’identificativo Id File è il numero di 8 caratteri che viene attribuito dalla Agenzia delle entrate in fase di trasmissione del file

Selezionando “trasmissione“ viene salvato il file di annullamento:

Lo stesso va sottoposto a controllo, sigillo e spedizione.  

2) Generazione del nuovo file sostitutivo: procedere normalmente alla creazione del filecome da paragrafo “Compilazione dei dati” e seguenti. Attenzione: Il nuovo file dovrà riportare un Progressivo invio diverso dal file sostituito e diverso dal file di annullamento.

Nel caso, dopo aver fatto un annullamento, fosse necessario procedere ad un ulteriore An-nullamento, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che quest’ultimo deve fare riferimento esclusi-vamente al file con cui i dati sono stati trasmessi originariamente.
Nel caso invece il contribuente si fosse dimenticato di inserire delle fatture, l’Agenzia suggerisce di inviare nuovamente tutto il file con anche le fatture “nuove”.

Al fine di prevenire errori si consiglia di interpellare il proprio consulente fiscale prima di procedere con invii sostitutivi o in caso di situazioni particolari.