Tutorial

Archivio AZIENDA

All'interno della maschera di gestione dei Parametri generali (menù Archivi>Azienda>Conti Predefiniti) devono essere indicati i codici dei conti da utilizzare al momento della registrazione dei giroconti automatici.            

Determinazione di Rateo o Risconto in prima nota

Da Menù Contabilità>Nuovo, inserimento di nuova registrazione contabile: nella maschera di gestione avanzata della Prime Nota (maschera CG060), nella parte inferiore, sono presenti due pulsanti che permettono di definire se la prima nota che si sta registrando è relativa ad un Rateo oppure ad un Risconto.     

Inserimento Risconto

Il risconto si riferisce a quote di costi o di ricavi non ancora maturati ma che si sono già manifestati finanziariamente (già pagati o incassati), ovvero già rilevati nell’esercizio in corso ma riguardanti anche il futuro o i futuri esercizi. Di seguito rappresentiamo a titolo esemplificativo la registrazione di una fattura di acquisto relativa a canone software annuale (Risconto Attivo), la cui competenza è in parte dell’esercizio in corso e in parte del futuro esercizio:

Dopo essersi posizionati sul conto di costo, nel caso specifico sul codice 010202, selezionando il pulsante “Risconti” è possibile accedere alla maschera per la definizione del periodo di competenza del costo che si sta rilevando:    

E' sufficiente inserire la “data inizio” e la “data fine” competenza e il programma calcolerà in automatico, nella tabella a destra, i giorni di competenza del primo e del secondo anno e le relative quote di competenza. Tali valori verranno utilizzati al momento del calcolo dei Ratei e Risconti (menù Utilità>Calcolo Ratei e risconti) da eseguire prima di effettuare le Chiusure Contabili (vedasi Paragrafo “Calcolo Ratei e Risconti”).

Una volta salvata la maschera attraverso il tasto “Salva” i dati inseriti potranno essere modificati fino a prima della Chiusura utilizzando gli stessi pulsanti descritti in precedenza. Attenzione: se si dovesse modificare l’importo del costo all’interno della registrazione di prima nota, è necessario rientrare nel pulsante “risconti” per eliminare il risconto precedentemente creato per poi inserire il risconto con l’importo corretto.

Inserimento Rateo

Il rateo si riferisce a entrate o uscite future relative a rendite o spese già maturate ma che si manifesteranno nel futuro (incassi o pagamenti futuri), ovvero crediti o debiti di competenza dell’anno in corso ma non ancora rilevati in contabilità. La definizione di un Rateo non avviene da Prima Nota poiché il rateo non ha, al momento in cui si definisce, un documento a cui fare riferimento. Per questa operazione si deve selezionare dal menù Contabilità, l’opzione Visualizza e Ratei & Risconti.

La maschera che si apre è quella normalmente utilizzata per visualizzare l'elenco delle registrazioni relative a questo tipo di operazioni, ma con il pulsante “Nuovo” è possibile aggiungere la definizione di un nuovo Rateo. Simuliamo di seguito la rilevazione di un costo per il quale si provvederà a registrare la relativa fattura di acquisto l’anno successivo a quello in corso (Rateo Passivo):

In questa maschera è necessario indicare se si tratta di Rateo attivo o passivo, il codice del conto, l'importo dell'operazione e il segno (che deve avere valore diverso da quello che sarà poi assegnato nel documento). Infine, come per i risconti, è necessario inserire il periodo di competenza.

Nel momento in cui si registrerà, l’anno successivo, il documento di acquisto relativo al rateo inserito in precedenza, si compilerà quest'ultimo come un normale documento di fattura di acquisto.

Nella sezione “Prima nota” in presenza del conto di costo indicato durante la rilevazione del rateo, si selezionerà il pulsante “Ratei”: il programma presenterà l'elenco dei Ratei presenti in archivio non ancora utilizzati e permetterà di associare un singolo rateo alla registrazione corrente.

Una volta selezionato il Rateo corretto, il programma modificherà automaticamente la prima nota secondo le competenze a suo tempo definite nel rateo, vedasi immagine seguente:    

Visualizzazione/Modifica registrazioni

Dal menu Contabilità, opzione “Visualizza/Ratei & Risconti” è possibile effettuare ricerche su registrazioni di ratei e risconti presenti in archivio. Una volta visualizzato l'elenco sarà possibile con il pulsante “Seleziona” vederne i dettagli ed eventualmente apportare modifiche.    

Calcolo Ratei e Risconti

Questa procedura va eseguita tassativamente prima di procedere con le Operazioni di Chiusura/Apertura annuali. Si accede dal menu Utilità>Calcolo Ratei & Risconti. Tramite questa procedura verranno generate le scritture automatiche di giroconto dei Ratei & Risconti, utilizzando i conti definiti nei parametri Azienda. L'operatore dovrà inserire nella maschera il periodo annuale di competenza, le date di registrazione e di competenza e la causale contabile da utilizzare per effettuare la registrazione automatica di rilevazione ratei e risconti al 31/12. La causale può essere una qualsiasi causale di giroconto di tipo generico (tipo 5).

Confermando con il pulsante “Registra” verrà generata in automatico una registrazione contabile di giroconto.  

Conclusa questa procedura sarà possibile passare alla fase di Chiusura/Apertura automatica annuale dei saldi di bilancio.

Apertura/chiusura annuale saldi

Da menu Utilità> Apertura / Chiusura, in fase di chiusura dei saldi annuali di bilancio, è necessario definire la causale di apertura dei risconti in modo tale che il programma effettui in automatico la registrazione per portare i risconti a nuovo anno:

Definendo correttamente la causale come nella maschera che segue, il programma genererà in automatico la scrittura di apertura:      

Risconti nel modulo Manutenzioni in Acut Erp

La definizione di un Risconto Passivo può essere inserita anche al momento della registrazione di un contratto di manutenzione dalla maschera di gestione degli Impianti nel gestionale Acut Erp. Le date di competenza del Risconto sono le date di inizio/fine durata del contratto stesso. Le fatture relative al contratto, generate in automatico con l'apposita procedura, verranno registrate in contabilità con le competenze del Risconto già memorizzate. Questo automatismo sarà possibile solo se nel contratto sarà stato attivato il flag di “Calcolo risconto”.